официальный сайт НОВОПОЛОЦК Новополоцкий городской исполнительный комитет

УТВЕРЖДЕНО

Решение
Новополоцкого городского
исполнительного комитета
от 27.01.2023 г. № 108
(в редакции решения от 17 октября 2023 г № 1051)

ИНСТРУКЦИЯ
ОБ ОРГАНИЗАЦИИ РАБОТЫ С ОБРАЩЕНИЯМИ ГРАЖДАН И ЮРИДИЧЕСКИХ ЛИЦ И ПОРЯДКЕ ВЕДЕНИЯ ПО НИМ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА В НОВОПОЛОЦКОМ ГОРОДСКОМ ИСПОЛНИТЕЛЬНОМ КОМИТЕТЕ

ГЛАВА 1
ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1. Настоящая Инструкция разработана в соответствии с Законом Республики Беларусь от 18 июля 2011 г. № 300-З ”Об обращениях граждан и юридических лиц“ (далее – Закон), Указом Президента Республики Беларусь от 15 октября 2007 г. № 498 ”О дополнительных мерах по работе с обращениями граждан и юридических лиц“, постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 30 декабря 2011 г. № 1786 ”Об утверждении Положения о порядке ведения делопроизводства по обращениям граждан и юридических лиц в государственных органах, иных организациях, у индивидуальных предпринимателей“, постановлением Совета Министров Совета Министров Республики Беларусь от 30 декабря 2022 г. № 986 ”О системе учета и обработки обращений“.
2. Настоящая Инструкция определяет порядок организации работы и ведения делопроизводства по обращениям граждан, в том числе индивидуальных предпринимателей, и юридических лиц (далее, если не указано иное, – обращения) в Новополоцком городском исполнительном комитете (далее – горисполком).
3. В настоящей Инструкции применяются термины в значениях, определенных в статье 1 Закона.
4. Действие настоящей Инструкции не распространяется на ведение делопроизводства по обращениям заявителей, подлежащим рассмотрению в соответствии с законодательством о конституционном судопроизводстве, гражданским, гражданским процессуальным, хозяйственным процессуальным, уголовным процессуальным законодательством, законодательством, определяющим порядок административного процесса, законодательством об административных процедурах, обращениям работников к нанимателю, иным обращениям, в отношении которых законодательными актами установлен иной порядок их подачи и рассмотрения, а также на переписку государственных органов при выполнении ими функций, возложенных на них нормативными правовыми актами.
5. Делопроизводство по обращениям в горисполкоме осуществляется централизованно должностными лицами отдела по работе с обращениями граждан и юридических лиц горисполкома (далее – отдел) отдельно от других видов делопроизводства.

ГЛАВА 2
ПРИЕМ, РЕГИСТРАЦИЯ, ПОДГОТОВКА К РАССМОТРЕНИЮ И УЧЕТ ОБРАЩЕНИЙ

6. Все поступившие в горисполком обращения, поданные в порядке, установленном Законом,передаются в день поступления в отдел.

Поступившие в горисполком обращения проверяются работниками отдела на соответствие требованиям Закона, анализируются по содержанию и тематике, а также на предмет повторности для внесения предложений о направлении обращений в государственные органы, организации для рассмотрения по существу в соответствии с их компетенцией с соблюдением принципа первоначального рассмотрения обращения на местах либо об оставлении обращений без рассмотрения по существу.

7. В ходе приема письменных обращений непосредственно от заявителей должностными лицами отдела в случае необходимости даются разъяснения по вопросам, относящимся к компетенции отдела.
8. Письменные обращения, поступившие по почте, получаются должностными лицами отдела в службе документооборота горисполкома.

Конверты от поступивших письменных обращений сохраняются в тех случаях, когда только по ним можно установить адрес заявителя или когда дата на оттиске календарного штемпеля служит подтверждением даты их отправки и получения.

9. Поступившие в горисполком обращения регистрируются должностными лицами отдела в государственной единой (интегрированной) республиканской информационной системе учета и обработки обращений граждан и юридических лиц (далее – система обращений), а также в автоматизированной регистрационно-контрольной форме программы ”Обращения граждан“.

Обращения, ошибочно доставленные в горисполком, не регистрируются и направляются по назначению, а при невозможности установления адресата возвращаются отправителю с отметкой ”Ошибочно доставлено“.

При поступлении в горисполком электронных обращений создаются их бумажные копии.

При поступлении в горисполком более десяти электронных обращений аналогичного содержания от разных заявителей создаются бумажные копии десяти обращений.

10. Устные обращения поступают в горисполком в ходе личных приемов, проводимых председателем горисполкома, первым заместителем председателя горисполкома, заместителями председателя горисполкома, управляющим делами – начальником управления делами горисполкома (далее – руководство горисполкома).
11. Регистрационный штамп на письменном обращении и (или) бумажной копии электронного обращения ставится на свободном от текста месте первой страницы обращения, как правило, в правом нижнем углу, на нем указываются дата регистрации и регистрационный индекс.
12. Регистрационный индекс обращениям заявителей, ответам (уведомлениям) на обращения присваивается:

в системе обращений – в  соответствии с порядком функционирования системы обращений;

в автоматизированной регистрационно-контрольной форме программы ”Обращения граждан“ –  следующим образом.

Регистрационный индекс обращения гражданина, в том числе индивидуального предпринимателя, состоит из начальной буквы фамилии заявителя  и    порядкового  номера поступившего  обращения   (например,  № М-145). Регистрационный индекс обращения юридического лица состоит из порядкового номера поступившего обращения и буквенного обозначения «юр» (например, № 27юр). Регистрационный индекс коллективного обращения состоит из буквенного обозначения «кол» и порядкового номера поступившего обращения (например, № кол-18). Регистрационный индекс электронных обращений, носящих массовый характер, состоит из буквенного обозначения «мх» и порядкового номера поступившего обращения (например, № мх-45). Регистрационный индекс анонимного обращения состоит из буквенного обозначения «ан» и порядкового номера поступившего обращения (например, № ан-14).

Ответам (уведомлениям) на обращения присваивается регистрационный индекс обращения.

Сопроводительные письма к обращениям, направленным в горисполком государственными органами, организациями, регистрируются, обрабатываются и хранятся вместе с обращениями. Сопроводительным письмам присваивается регистрационный индекс обращения.

В случаях, когда государственному органу, организации, направившим обращение в горисполком, требуется сообщить результаты его рассмотрения, на сопроводительных письмах проставляется штамп ”Контроль“.

Повторным обращениям при их поступлении в горисполком присваивается очередной регистрационный индекс, либо индекс первоначального обращения с добавлением дополнительного порядкового номера и в правом верхнем углу первой страницы обращения (копии электронного обращения) проставляется штамп ”Повторно“.

При регистрации повторных обращений к ним приобщаются все предшествующие обращения, поступившие в течение трех лет.

Обращения одного и того же заявителя по одному и тому же вопросу, направленные различным адресатам и поступившие для рассмотрения в горисполком, учитываются под регистрационным индексом первоначального обращения с добавлением дополнительного порядкового номера.

При подаче заявителем в горисполком нескольких идентичных обращений или обращений, содержащих уточняющие (дополняющие) документы и (или) сведения, до направления ему ответа (уведомления) на первоначальное обращение такие обращения учитываются как одно обращение под регистрационным индексом первоначального обращения.

13. На письменных обращениях, полученных на личном приеме руководства горисполкома, проставляется штамп ”С личного приема“.

Регистрация устных обращений, изложенных в ходе личного приема руководства горисполкома, осуществляется на основании карточек личного приема граждан, в том числе индивидуальных предпринимателей, их представителей, представителей юридических лиц, оформленных согласно приложению 1.

ГЛАВА 3
ПОРЯДОК РАССМОТРЕНИЯ ОБРАЩЕНИЙ

14. Письменные обращения и бумажные копии электронных обращений не позднее чем в следующий за днем регистрации рабочий день передаются должностными лицами отдела руководству горисполкома.
15. Поручения руководства горисполкома по рассмотрению обращений излагаются в форме резолюций. Резолюция, как правило, оформляется на отдельном листе и прилагается к обращению. Резолюции присваивается регистрационный номер обращения с указанием даты ее подписания.
16. Проекты резолюций председателя горисполкома, управляющего делами – начальника управления делами горисполкома подготавливаются должностными лицами отдела совместно с руководителями структурных подразделений горисполкома и визируются начальником (главным специалистом) отдела; первого заместителя председателя, заместителей председателя горисполкома – могут подготавливаться начальниками структурных подразделений горисполкома.
17. Решение о направлении обращений, содержащих информацию о готовящемся, совершаемом или совершенном преступлении либо ином правонарушении, в соответствующие правоохранительные или другие государственные органы принимает руководство горисполкома. Данное решение оформляется в форме резолюции.
18. По обращению руководством горисполкома принимается одно из следующих решений:

о рассмотрении обращения по существу в горисполкоме;

о направлении обращения на рассмотрение в государственные органы, организации в соответствии с их компетенцией;

об оставлении обращения без рассмотрения по существу;

о прекращении переписки;

о прекращении рассмотрения обращения по существу в случае отзыва заявителем обращения;

о принятии обращения к сведению.

19. Письменные обращения, в которых обжалуются судебные постановления, не позднее пяти рабочих дней возвращаются отделом заявителям с разъяснением им порядка обжалования судебных постановлений.
20. Направление в государственные органы, организации обращений с сопроводительными письмами, ответов (уведомлений) заявителям осуществляется: должностным лицом управления делами горисполкома – на их почтовые адреса, должностными лицами отдела – посредством системы обращений.
21. Резолюции руководства горисполкома должны содержать четкие и конкретные указания исполнителю (исполнителям) о порядке рассмотрения обращения, направлении или подготовке ответа заявителю.

В случаях, когда резолюцией руководства горисполкома определено несколько исполнителей, лицом, ответственным за направление ответа либо подготовку заявителю ответа по существу, является первый исполнитель, если в резолюции не указано иное.

22. Рассмотрение по существу обращений, направленных в государственные органы, организации в соответствии с их компетенцией, может быть поставлено на контроль в горисполкоме по решению руководства горисполкома.
23. Все письменные обращения и бумажные копии электронных обращений после рассмотрения руководством горисполкома незамедлительно возвращаются в отдел.
24. Письменные обращения в копиях (сканированных изображениях), электронные обращения или их бумажные (сканированные) копии с резолюциями руководства горисполкома направляются в структурные подразделения горисполкома, государственные органы, организации уполномоченными должностными лицами отдела и управления делами горисполкома.

Оригиналы таких обращений остаются в отделе.

25. Решение об оставлении обращений без рассмотрения по существу принимается руководством горисполкома, в том числе в виде резолюции, на основании заключений, подготовленных структурными подразделениями горисполкома в соответствии с их компетенцией, завизированных начальником отдела и при необходимости заместителем начальника отдела организационно-кадровой и юридической работы горисполкома.

Уведомление заявителю об оставлении обращения без рассмотрения по существу в письменной форме подписывается должностным лицом, принявшим соответствующее решение, или уполномоченным им должностным лицом. Данное уведомление и оригиналы документов, приложенных к обращению, возвращаются отделом завяителю.

В случае оставления без рассмотрения обращения, поданного посредством системы обращений, уведомление заявителю об оставлении без рассмотрения обращения оформляется должностными лицами отдела.

26. В случае получения заявления об отзыве заявителем обращения решение о прекращении рассмотрения обращения принимается руководством горисполкома.

Отделом заявителю возвращаются оригиналы документов, приложенных к обращению, с сопроводительным письмом.

27. Решение о том, что анонимное обращение не подлежит рассмотрению, принимается руководством горисполкома.
28. Руководством горисполкома по результатам проверки сведений, содержащихся в жалобе заявителя, который не удовлетворен результатами рассмотрения его обращения структурными подразделениями горисполкома, подчиненными (подотчетными) организациями, при наличии оснований для положительного решения изложенных в обращении вопросов выдается обязательное для исполнения предписание о надлежащем решении этих вопросов (далее – предписание).
29. Предписание, выдаваемое руководством горисполкома, уведомление заявителю о его направлении подготавливаются структурным подразделением горисполкома, которому поручено рассмотрение жалобы, визируются его начальником (заместителем начальника) отдела. Предписание оформляется по форме согласно приложению 2. Предписанию присваивается регистрационный индекс жалобы.
30. Государственные органы, организации, рассматривающие обращения, поставленные на контроль в горисполкоме, исполняющие предписания, в течение трех рабочих дней со дня рассмотрения обращения (исполнения предписания) направляют в горисполком информацию о результатах рассмотрения обращения (предписания) с отметкой об исполнителе. К информации прилагается копия ответа (информации) заявителю.
31. Обращения рассматриваются в сроки, установленные статьей 17 Закона.

Руководство горисполкома может устанавливать сокращенный срок рассмотрения обращения.

Письменные уведомления направляются заявителям в сроки, установленные в статьях 10, 15 и 17 Закона.

32. Контрольный срок рассмотрения обращения – 15 дней. Руководством горисполкома может быть определен иной контрольный срок рассмотрения обращения.
33. В случае необходимости исполнитель до истечения пятнадцатидневного контрольного срока рассмотрения обращения сообщает о мотивах изменения контрольного срока должностным лицам отдела. Информация об изменении контрольного срока рассмотрения обращения вносится должностным лицом отдела в регистрационно-контрольную форму.

При отсутствии в отделе информации исполнителя о необходимости продления срока рассмотрения обращения исполнителям направляются сообщения о пропуске контрольного срока.

34. Срок рассмотрения обращения, определенный руководством горисполкома, может быть продлен по решению руководства горисполкома на основании письменного ходатайства исполнителя.
35. В случаях, предусмотренных частью второй пункта 3 статьи 17 Закона, решение о продлении срока рассмотрения обращения принимается руководством горисполкома на основании письменного ходатайства исполнителя, представленного за три рабочих дня до истечения одного месяца со дня, следующего за днем поступления обращения.

К письменному ходатайству прилагаются проекты уведомления заявителю, сообщения государственным органам, организациям, у которых обращение находится на контроле, о причинах превышения месячного срока и сроках совершения определенных действий (выполнение работ, оказание услуг) или сроках рассмотрения обращения по существу.

36. Коллективные обращения тридцати и более заявителей по вопросам, входящим в компетенцию горисполкома, рассматриваются с выездом на место, если иное не вытекает из этих обращений. Выезд на место оформляется актом (протоколом).
37. При рассмотрении повторного обращения исполнители обязаны установить его причины и в случае, если они вызваны нарушением установленного порядка рассмотрения предыдущего обращения, принять необходимые меры по восстановлению нарушенных прав, свобод и (или) законных интересов заявителя, внести предложения о привлечении виновных лиц к ответственности.
38. Повторные обращения признаются необоснованными, решения об оставлении обращения без рассмотрения по существу и прекращении с заявителем переписки принимаются руководством горисполкома на основании заключений, подготовленных (подписанных) руководителем структурного подразделения горисполкома, ответственного за рассмотрение предыдущего обращения, завизированных начальником (заместителем начальника) отдела, заместителем начальника отдела организационно-кадровой и юридической работы. К заключению прилагается проект уведомления заявителю.
39. В случае, если повторное обращение поступило в горисполком из государственного органа, организации и поставлено им на контроль, руководителем структурного подразделения горисполкома, ответственного за рассмотрение предыдущего обращения, подготавливается проект сообщения о том, что с заявителем прекращена переписка, с изложением сути ответа (уведомления) на предыдущее обращение по существу.
40. По каждому случаю нарушения порядка рассмотрения обращений в подчиненных (подотчетных) государственных органах, организациях руководством горисполкома направляется руководителю указанного государственного органа, организации представление о привлечении в установленном порядке к дисциплинарной ответственности должностных лиц и их работников, виновных в нарушениях, либо в порядке, установленном законодательством, принимается решение о привлечении к дисциплинарной ответственности руководителей указанных государственных органов, организаций.

Проект представления по форме согласно приложению 3 подготавливается структурным подразделением горисполкома, рассматривающим обращение.

41. Исполнителями представляются в отдел подписанные руководством горисполкома, либо начальником структурного подразделения горисполкома ответы (уведомления) для направления заявителям, государственным органам, организациям, средствам массовой информации, у которых рассмотрение обращений находится на контроле, о результатах рассмотрения обращений, материалы, содержащие заключения по  изложенным  в  обращениях  доводам  и обстоятельствам, с приложением подтверждающих документов, а также сведения о мерах, принятых по решению вопросов, изложенных в обоснованных обращениях.
42. Регистрация ответов (уведомлений, информаций) по обращениям осуществляется в отделе.
43. Письменные ответы (уведомления) заявителям на обращения, рассматриваемые горисполкомом, визируются ответственным исполнителем (исполнителями) согласно резолюциям руководства горисполкома.
44. Ответы в государственные органы, организации по поставленным на контроль обращениям, в том числе поступившим в горисполком с предписаниями, визируются ответственным исполнителем (исполнителями) согласно резолюциям руководства горисполкома, начальником отдела, заместителем начальника отдела организационно-кадровой и юридической работы и подписываются руководством горисполкома.
45. Ответы лицам, должности которых включены в перечень высших государственных должностей Республики Беларусь, утвержденный Указом Президента Республики Беларусь от 8 ноября 2001 г. № 644, поставившим рассмотрение обращения на контроль, о результатах рассмотрения обращений визируются ответственным исполнителем (исполнителями) согласно резолюциям руководства горисполкома, начальником отдела, заместителем начальника отдела организационно-кадровой и юридической работы и подписываются председателем горисполкома.
46. Документы для визирования в случаях, предусмотренных настоящей Инструкцией, представляются должностным лицам не позднее двух рабочих дней до истечения срока рассмотрения обращения, предписания, представления, поручения.
47. В ответах, направленных в государственные органы, организации, по находящимся на контроле обращениям и предписаниям указываются сведения о направленном ответе (уведомлении) заявителю о результатах рассмотрения обращения, отметка об исполнителе.
48. Датой ответа заявителю является дата его подписания.

Подписывается, как правило, три экземпляра ответа. Первый экземпляр ответа направляется заявителю, второй экземпляр ответа остается в материалах по рассмотрению обращения, третий экземпляр остается у ответственного исполнителя.

В случае направления ответа на обращение посредством системы обращений изготавливается один экземпляр ответа заявителю, который остается в материалах по рассмотрению обращения.

49. Обращения и документы, связанные с их рассмотрением, возвращаются в отдел.
50. Ответу (уведомлению) на обращение присваивается регистрационный индекс обращения.
51. Письменные ответы (уведомления) на обращения, подписанные руководством горисполкома, направляются заявителям уполномоченным должностным лицом управления делами горисполкома простым почтовым отправлением, должностным лицом отдела – в электронном виде посредством системы обращений в день подписания либо в первый следующий за ним рабочий день (в пределах установленного законодательством срока для рассмотрения обращений).
52. Контроль за соблюдением установленных сроков выполнения решений, принятых по результатам рассмотрения обращений, предписаний осуществляется отделом.
53. Ответственность за выполнение решений, принятых по результатам рассмотрения обращений, возлагается на руководителей структурных подразделений горисполкома, подчиненных (подотчетных) организаций.
54. Контроль за рассмотрением обращений завершается, если все поставленные в них вопросы рассмотрены, приняты необходимые меры и заявителям направлены ответы в письменной или электронной форме, а также уведомления в порядке, установленном в статьях 10, 15, 17 и 21 Закона.
55. Решения о снятии с контроля обращений, поступивших в горисполком, принимаются руководством горисполкома.
56. По результатам рассмотрения обращений, поставленных в горисполкоме на контроль, на основании поручений государственных органов (должностных лиц), предписаний направляются информации в данные органы (данным должностным лицам) в установленные ими сроки, при отсутствии установленного срока – в сроки, установленные руководством горисполкома.
57. Ход рассмотрения обращений заявителей (информация о направленных запросах, полученных документах и (или) сведениях, отзыве заявителями своих обращений, уведомление заявителей о причинах превышения установленных законодательством сроков рассмотрения обращений, рассмотрении коллективных обращений с выездом на место), изменение сроков рассмотрения обращений, результат их рассмотрения (рассмотрение обращения по существу, оставление письменных, устных и электронных обращений без рассмотрения по существу, направление обращений для рассмотрения государственным органам, организациям в соответствии с их компетенцией, прекращение переписки) и отметка о выдаче предписания и его исполнении должны быть точно и своевременно отражены в соответствующей регистрационно-контрольной форме должностными лицами отдела.

Сведения о завершении процесса рассмотрения обращений отражаются должностыми лицами отдела в системе обращений.

58. В каждом обращении после окончательного рассмотрения поставленных в нем вопросов на последнем ответе заявителю проставляется отметка об исполнении и направлении его в дело, указывается дата, личная подпись должностного лица, принявшего данное решение. На первом листе самого обращения, как правило, в нижнем левом углу, проставляется штамп «В дело» с указанием номера дела по номенклатуре дел, в которое будет подшито обращение, ФИО руководителя и дата принятия решения.

Отметка об исполнении и направлении в дело обращений заявителей отражается должностными лицами отдела в системе обращений и регистрационно-контрольной форме программы ”Обращения граждан“.

В случае отзыва заявителем своего письменного обращения отметка об исполнении и направлении его в дело проставляется на его заявлении об отзыве своего обращения.

Отметка об отзыве заявителем электронного обращения отражается в системе обращений, а также в регистрационно-контрольной форме программы ”Обращения граждан“.

ГЛАВА 4
ПОРЯДОК ЛИЧНОГО ПРИЕМА

59. Личный прием граждан, в том числе индивидуальных предпринимателей, их представителей, представителей юридических лиц (далее – личный прием) в горисполкоме проводится руководством горисполкома и руководителями структурных подразделений горисполкома по графику, утверждаемому председателем горисполкома.

60. Информация о личном приеме с указанием должностных лиц,осуществляющих прием, времени и места его проведения размещается в общедоступных местах (на информационных стендах, табло и (или) иным способом) в здании горисполкома, других обособленных помещениях, а также может размещаться средствах массовой информации, на официальном сайте горисполкома в глобальной компьютерной сети Интернет.
61. Организацию личного приема руководством горисполкома обеспечивает отдел, руководителей структурных подразделений горисполкома – уполномоченные ими должностные лица.
62. Личный прием проводится по предварительной записи. Порядок предварительной записи на личный прием размещается в общедоступных местах (на информационных стендах, табло и (или) иным способом), на официальном сайте горисполкома в глобальной компьютерной сети Интернет.
63. Предварительную запись на личный прием руководством горисполкома осуществляют должностные лица отдела при обращении граждан, их представителей, представителей юридических лиц лично, по телефону либо письменному или электронному обращению.

Предварительная запись на очередную дату личного приема заканчивается за 3 рабочих дня до даты указанного личного приема.

64. В целях обеспечения качественного и организованного проведения личного приема при осуществлении предварительной записи должностными лицами отдела выясняется суть вопроса, мотивы обращения, а также иные необходимые для организации личного приема сведения, даются необходимые консультации и разъяснения о компетенции должностных лиц горисполкома, структурных подразделений горисполкома, государственных органов, организаций, порядке рассмотрения обращений.

Предварительная запись на личный прием к председателю горисполкома осуществляется начальником отдела на основании информации, предоставленной заинтересванным лицом.

65. Предварительная работа по организации личного приема проводится должностными лицами отдела во взаимодействии руководителями структурных подразделений горисполкома, организаций в соответствии с их компетенцией.
66. При необходимости должностные лица отдела вправе запрашивать от структурных подразделений горисполкома, других государственных органов, организаций необходимые сведения, заключения и справочные материалы по существу обращения.
67. В ходе предварительной подготовки личного приема должностные лица отдела определяют и согласовывают с должностными лицами, ведущими личный прием, необходимость участия в нем представителей структурных подразделений горисполкома, иных государственных органов, организаций.
68. Список граждан, в том числе индивидуальных предпринимателей, их представителей, представителей юридических лиц на личный прием (далее – список) формируется за три рабочих дня до установленной даты личного приема и представляется должностному лицу, ведущему личный прием, вместе с заключениями и справочными материалами по существу обращения.
69. Отдел обеспечивает извещение граждан, в том числе индивидуальных предпринимателей, их представителей, представителей юридических лиц, о дате и времени личного приема, как правило, по телефону, должностных лиц, участвующих в проведении личного приема, – путем направления списка по электронной почте на электронный адрес организации, по факсу либо по телефону.
70. Личный прием граждан, в том числе индивидуальных предпринимателей, их представителей, представителей юридических лиц проводится в назначенный день в порядке очередности по предъявлению документа, удостоверяющего его личность. Представитель дополнительно предъявляет документ, подтверждающий его полномочия.
71. Личный прием в горисполкоме проводится в комнате личного приема по адресу: г. Новополоцк, ул. Молодежная, 74, каб. 105.
72. При проведении личного приема в комнате личного приема горисполкома по распоряжению председателя горисполкома могут применятся технические средства (аудио- и видеозапись, кино- и фотосъемка). Заявители уведомляются об этом путем размещения объявления в помещении для ожидания личного приема и табличках в комнате личного приема.
73. Выездные личные приемы проводятся руководством горисполкома в соответствии с графиком, утвержденным председателем горисполкома.

О месте и времени выездного приема, порядке предварительной записи население информируется в средствах массовой информации.

74. Контроль за исполнением поручений, данных в ходе личного приема руководством горисполкома, осуществляет отдел.
75. О результатах выполнения поручений руководства горисполкома по обращениям заявителей, поступившим в ходе личного приема, исполнители информируют заявителя и должностное лицо, проводившее прием, в сроки, установленные для рассмотрения письменных обращений, если иной срок не определен должностным лицом, проводящим личный прием.
76. Исполненные поручения по обращениям, поступившим в ходе личного приема, снимаются с контроля по решению должностных лиц, проводивших личный прием.
77. Личный прием граждан, в том числе индивидуальных предпринимателей, их представителей, представителей юридических лиц в отделе в целях разъяснения организационных вопросов работы с обращениями, порядка личного приема в горисполкоме, а также справочно-консультационного характера ведется ежедневно в течение рабочего дня.

ГЛАВА 6
ОБЕСПЕЧЕНИЕ СОБЛЮДЕНИЯ ПОРЯДКА РАССМОТРЕНИЯ ОБРАЩЕНИЙ. ВЕДОМСТВЕННАЯ ОТЧЕТНОСТЬ. АНАЛИЗ ОБРАЩЕНИЙ

78. Контроль за рассмотрением обращений ведется отделом посредством системы обращений, а также с использованием автоматизированной программы ”Обращения граждан“.
79. Обращения, поступившие в горисполком, ежеквартально анализируются отделом, результаты доводятся до сведения руководству горисполкома, руководителям структурных подразделений горисполкома в целях совершенствования работы с обращениями.
80. Отделом осуществляется сбор и формирование ведомственной отчетности об обращениях, поступивших в горисполком, структурные подразделения горисполкома, по формам, утвержденным решением Витебского областного исполнительного комитета и согласованным с Межведомственным советом по государственной статистике.
81. В целях совершенствования работы с обращениями, своевременного выявления причин, порождающих нарушения прав, свобод и законных интересов граждан, изучения общественного мнения вопросы работы с обращениями рассматриваются на заседаниях горисполкома. На официальном сайте горисполкома в глобальной компьютерной сети Интернет размещаются ответы на наиболее часто поднимаемые в обращениях вопросы.
82. Структурные подразделения горисполкома, в том числе наделенные правами юридического лица, анализируют эффективность работы подчиненных (входящих в состав (систему) организаций с обращениями, осуществляют в порядке, установленном законодательными актами, контроль за соблюдением проверяемыми субъектами законодательства о книге замечаний и предложений.

ГЛАВА 7
ПОРЯДОК ФОРМИРОВАНИЯ И ХРАНЕНИЯ ДЕЛ ПО ОБРАЩЕНИЯМ

83. Обращения и документы, связанные с их рассмотрением, в горисполкоме формируются в дела в соответствии с утвержденной номенклатурой дел.
84. Дела с обращениями формируются в течение календарного года. Каждое обращение и документы, связанные с его рассмотрением, составляют в деле самостоятельную группу.

В случае поступления повторных обращений они формируются в дела вместе с предыдущими обращениями и документами, связанными с их рассмотрением.

85. При формировании дел с обращениями и документами, связанными с их рассмотрением, проверяется правильность направления обращений и документов в дела, их полнота (комплектность). Неразрешенные обращения, а также неправильно оформленные документы, связанные с их рассмотрением, в дела не формируются, а возвращаются исполнителю на доработку.
86. Срок хранения письменных, электронных обращений и документов, связанных с их рассмотрением, 5 лет (в случае неоднократного обращения – 5 лет с даты последнего обращения). Экспертной комиссией горисполкома может быть принято решение об увеличении срока хранения или о постоянном хранении соответствующих обращений.
87. Дела с обращениями и документами, связанными с их рассмотрением, передаются в архив горисполкома через три года после завершения делопроизводства по ним.
88. По истечении установленных сроков хранения обращения и документы, связанные с их рассмотрением, подлежат уничтожению в порядке, установленном республиканскими органами государственного управления в сфере архивного дела и делопроизводства.